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Apéndice B: Reuniones exitosas de principio a fin

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a group of men and women arranging slips of paper on a wall under the headings Problems, Causes, and Solutions.
En una reunión exitosa todas y todos participan y juntos encontramos soluciones a los problemas que no hubiéramos podido resolver solos.

Planear una reunión

Los talleres o reuniones bien planeados fluyen con facilidad y alientan a todas y a todos a participar. Las y los participantes se pueden desanimar y no querer volver cuando las reuniones son confusas, no tienen metas, son demasiado largas o las domina una sola persona. Pero las reuniones exitosas dan energía, promueven la participación e inspiran.

Para planear una reunión siga los siguientes pasos:

  • Invite a personas que serán afectadas por las decisiones que se tomen.
  • Ofrezca cuidado infantil y si es posible, refrigerios para las y los participantes.
  • Diseñe el orden del día en base a los temas que la gente quiera tratar.
  • Use actividades para que la gente se sienta cómoda y entusiasmada de trabajar en grupo.
  • Anticipe los problemas que puedan surgir y practique cómo manejarlos.
a woman speaking in a group while looking at a poster called "What makes a good meeting?" Items listed include "fun activities and breaks" and "decision making is fair."
También es bueno tener varios tipos de actividades ya que todos aprendemos de diferentes maneras.

Preparar el orden del día

Preparar el orden del día (el plan de la reunión) por adelantado ayuda a que la reunión fluya bien. Antes de la reunión, pregúntele a las y los participantes cuáles temas les interesan y trate de incluirlos en el orden del día. Decida a qué hora va a comenzar y a terminar la reunión. Planifique la reunión de tal forma que le permita respetar esos horarios.

Para cada tema del orden del día, defina una decisión o resultado que espera al final de la reunión, es decir, lo que van a aprender las personas de cada tema y cómo les va a ayudar a avanzar en el propósito del grupo. Después, determine cuánto tiempo le va a dedicar a cada tema. Los órdenes del día exitosos dejan tiempo para que las personas reflexionen y compartan sus propias experiencias mientras aprenden nueva información.

Organice las secciones del orden del día para no agotar al grupo. Comenzar con actividades cortas y comunicados o temas que se pueden decidir fácilmente, permite que el grupo sienta que logró algo desde el inicio. Ponga las conversaciones más complejas un poco más tarde, pero no tan tarde, para que las personas no se cansen. Asegúrese de crear espacios y oportunidades para que la gente comparta sus ideas en grupos pequeños y grandes, para que mueva el cuerpo y para que use su creatividad. Cada hora más o menos programe descansos cortos y actividades para energizar al grupo.

Escribir el plan de la reunión y sus objetivos, las notas y los materiales necesarios, ayuda a visualizar como va a fluir la reunión. Y también sirve para que no se le olvide nada durante la reunión.

illustration of the above: a meeting plan.
Tiempo:
Actividad:
Propósito/objetivo:
Detalles/notas:
Materiales:
10 minutos
"“El viento sopla fuerte"
Romper el hielo
Sillas
30 minutos
Sociodrama
Practicar una conversación entre parejas sexuales
10 minutos para hablar en grupo sobre las frases que quieren practicar
Vestuario
20 minutos
Cierre y reflexión
Saber cómo les pareció la actividad
Notar las áreas que todavía son incómodas para futuras reuniones
5 minutos
Planificar para la siguiente reunión
Decidir fecha, lugar y tema

Prepararse para hablar sobre temas difíciles

Reflexione sobre los temas en el orden del día y vea si se siente preparada para hablar de ellos. Es normal que algunos temas sean difíciles, incómodos o angustiantes pero como facilitadora es importante que se sienta cómoda con los temas que va a tratar con el grupo.

Al prepararse para la reunión, pregúntese lo siguiente:

  • ¿Qué pienso sobre este tema?
  • ¿Tengo emociones u opiniones fuertes que pueden impedir que todo el grupo exprese su punto de vista? ¿Qué puedo hacer para que esto no suceda?
  • ¿Me siento incómoda con este tema? ¿Mi incomodidad va a hacer que otros se sientan incómodos al hablar sobre el tema? ¿Cómo puedo hacer que otros se sientan cómodos al hablar abiertamente sobre este tema?

Pida apoyo de otra persona para preparar temas difíciles o invite a otra persona a facilitar una conversación si no cree que se sentirá cómoda con los puntos de vista que puedan surgir.

Más información para prepararse para hablar sobre temas incómodos o difíciles.



Este página se actualizó el 13 mar 2019