Etapas de una buena reunión

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En este capítulo:

 

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Como facilitadora, su papel es mantener al grupo enfocado en alcanzar las metas que se proponga. Usted ayuda a darle dirección a la reunión, pero el grupo ofrece el contenido. Usted comparte información en su papel de facilitadora y crea espacio para que la sabiduría del grupo aflore. Aquí hay algunas ideas sobre cómo ayudar a que el grupo avance durante las diferentes etapas de la reunión.

Dar inicio a la reunión

Considere empezar con una reflexión o actividad que marque la pauta de la reunión. Puede utilizar un poema, una canción, un ritual, silencio, una oración o un juego rápido, cualquier cosa que ayude al grupo a reflexionar sobre lo que van a hacer en la reunión. Las actividades que ayudan a que las y los participantes se conozcan, se les llama dinámicas para romper el hielo. Estas actividades hacen que las personas se sientan más relajadas y listas para participar en las conversaciones de grupo. Un ejemplo de este tipo de actividad es El viento sopla fuerte.

Al inicio de la reunión:

• Pida que una voluntaria o voluntario tome notas sobre lo que se habla en el grupo y sobre los acuerdos a los que llegan.
• Revise el orden del día con el grupo y pregunte si hay otros temas que agregar. Si los hay, ajuste el orden del día y el horario para incluirlos. Antes de seguir adelante pregúntele al grupo si el orden del día está completo.
• Pregunte si quedaron “pendientes”, es decir preguntas o preocupaciones que no se resolvieron en las reuniones anteriores. Invite a las y los participantes a compartir cómo han estado desde la última reunión y si han habido cambios significativos. ¿Han hablado con otras personas sobre los temas del grupo? Y ¿qué sucedió? Dedique tiempo para hablar sobre los pendientes, aun si retrasa el orden del día.

Antes cuando el grupo se quedaba en silencio, pensaba que era porque no tenían comentarios. Pero he aprendido que el silencio muchas veces significa que están pensando en lo que quieren decir. Así que ahora me detengo un poco para crear ese espacio.

Crear acuerdos con el grupo

Si esta es la primera reunión del grupo, al inicio de la reunión escriban una lista de acuerdos que todas deben respetar. De esta manera, si alguien habla demasiado o critica a otra participante, usted le puede recordar los acuerdos que hicieron en grupo.

Estos son los acuerdos que escogimos durante la primera reunión. ¿Alguien tiene algo que le gustaría agregar a la lista?

Seguir el orden del día y abordar temas que no están incluidos

Su papel como facilitadora es ayudar al grupo a seguir el orden del día y ayudar a que no se atoren o se distraigan en un tema. Antes de avanzar a otro tema o seguir el orden del día, haga un resumen de lo que se habló y de las decisiones que se tomaron. Pregúnteles a las participantes del grupo si tienen preguntas o inquietudes que necesitan abordar o anotar para conversaciones futuras.

Incluso en los órdenes del día mejor planificados, surgen temas que no estaban incluidos, o un tema necesita más tiempo que lo previsto. Si esto sucede, puede cambiar el orden del día y pedirle al grupo que apruebe el cambio. O puede preguntarle al grupo si quiere cambiar el orden del día en base a lo que consideran más importante.

Tomar decisiones

Durante la reunión, el grupo decide qué quiere hacer, cuándo lo va a hacer y quién lo va a hacer. Ayúdeles a decidir cómo van a tomar las decisiones: ¿todos tienen que estar de acuerdo o la mayoría decide?

Votar puede ser un proceso largo y a veces las personas no quieren votar, en especial si están indecisas. Para determinar si las personas están listas para votar, invite a las y los participantes a compartir su opinión uno por uno o haga una encuesta rápida (una votación preliminar, que no cuenta) en la que se cuentan las manos alzadas para que todo el grupo pueda ver quienes están a favor y quienes en contra, y así saber qué tan cerca están de llegar a un acuerdo. Si el grupo está dividido en partes iguales o si el grupo mayoritario va ganando por un margen pequeño, el grupo debe tomar más tiempo para hablar sobre el problema antes de votar.

Buena parte del trabajo del grupo sucede fuera de las reuniones. Así que también decidan cómo tomar decisiones entre reunión y reunión. ¿Formarán comités para tomar decisiones o van a dar la responsabilidad de tomar decisiones a personas específicas?

Concluir la reunión

Trate de concluir cada reunión de una forma que fomente la reflexión y la evaluación.

Siempre es bueno que las personas compartan cómo se sienten, lo que aprendieron durante la reunión y cómo eso se relaciona con su propia vida. Compartir estas reflexiones con el grupo ayuda a motivar hacia la acción. La actividad Cabeza, corazón, manos es un ejemplo que ayuda al grupo a hacer esto.

También es importante evaluar la reunión. La evaluación sirve para que el grupo identifique los siguientes pasos de aprendizaje y movilización que quiere seguir. Pídales a las y los participantes que compartan su retroalimentación honesta sobre las formas en que trabajaron colectivamente y sobre las ideas y estrategias nuevas que surgieron.

Al final de cada reunión les pregunto: ¿Qué funcionó bien? ¿Qué no funcionó bien? ¿Cómo podemos mejorar las reuniones?

Recuérdeles que este es un proceso repetitivo y que la reflexión y el análisis de nuestra experiencia es fundamental para planificar nuevas actividades (vea Trabajar paso a paso hacia el cambio).

Afirmar la unidad del grupo

Hay muchas maneras de concluir y afirmar la unidad del grupo al final del taller o reunión. Puede invitar a las y los participantes a compartir su apreciación por los demás y lo que han aprendido. O considere terminar con un poema, una reflexión, una canción o lo que sea apropiado para su grupo.

Digan una forma en que la conversación las ha cambiado y después prendan su vela. Iremos una por una hasta que todas nuestras velas estén prendidas. ¿En qué se parece compartir nuestras luces a lo que hemos hecho el día de hoy?

Esta página se actualizó el 01 feb 2021